2009 г.

К списку

Выдача средств подотчетным лицам без подтверждающих документов и возможных налоговых последствий

23 ноября 2009 г.

В п.7.47 Постанови Національного банку України «Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті України» від 15.12.2004 р. №637 (далі - Постанова №637) зазначено, що при перевірці підприємства використовуються документи, що підтверджують здійснені витрати готівки під час придбання товарів, оплати наданих послуг та виконаних робіт (касові та товарні чеки, розрахункові квитанції, квитанції до прибуткових ордерів, інші розрахункові документи, а також рахунки-фактури, податкові накладні, договори на поставку продукції, надання послуг, виконання робіт, товарно-транспортні накладні тощо).

Тобто, компенсація витрат, згідно авансового звіту повинна відбуватись на підставі наданих розрахункових документів.

Згідно ст.1 Постанови №637, розрахунковий документ - документ встановлених форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі- продажу іноземної валюти, надрукований у випадках, передбачених Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. №265/95-ВР, і зареєстрований у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або заповнений вручну.

Зважаючи на викладене вище, в разі оформлення авансового звіту, до якого буде додано лише заяву працівника з проханням компенсувати понесені витрати, вказана заява не буде розцінена перевіряючими як розрахунковий документ.

А тому, існує ризик визнання того факту, що працівник вчасно не відзвітував за отримані кошти, і крім того, в разі видачі йому додатково коштів наступного разу, порушено вимогу законодавства стосовно видачі готівки особі, яка не відзвітувала за попередньо отримані кошти.

Нагадуємо: якщо підзвітна особа не підтверджує документально використання отриманих під звіт кошти, то відповідно до пп. 9.10.1 та пп. 9.10.3 Закону України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV (далі - ЗУ № 889-IV), є законодавчі підстави для накладання на працівників штрафу в розмірі 15% як за фактом порушення граничного терміну повернення надміру витрачених коштів, так i за фактом неповернення суми надміру витрачених коштів. Базою для нарахування цього штрафу в одному випадку буде наявна сума надміру витрачених коштів, а в другому - сума коштів з урахуванням «натурального» коефіцієнту (п.3.4 ЗУ №889-ІV) .

Відповідно до п.2.11 Постанови № 637 видача підзвітній особі готівкових коштів під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми. Використання коштів має бути підтверджене відповідними документами.

Згідно Указу Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.1995 р. № 436/95 до Підприємства можуть бути застосовані фінансові санкції у вигляді штрафу за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів - у розмірі 25 % виданих під звіт сум.