2009 г.

К списку

Оформление командировок региональных представителей компании

23 ноября 2009 г.

1. Правові підстави функціонування регіональних представництв

Специфіка порушеної проблеми полягає в тому, що на сьогоднішній день так і не знайдений єдиний шлях її вирішення. Причиною тому, як буває найчастіше, є непогодженість і логічна незавершеність окремих норм чинного законодавства. Однак ми розглянемо всі законодавчі норми, які можуть бути застосовні при вирішенні даного питання, і постараємося сформувати свою думку, підкріпивши її відповідними аргументами.

Отже, у першу чергу необхідно розібратися, з яким з видів підрозділів підприємств нам доцільніше мати справу, а вже потім визначитися, з документальним підтвердженням витрат при відрядженнях з цих підрозділів.

Так, якщо звернутися до норм ст. 64 Господарського кодексу України від 16.01.2003 р. № 436-IV (далі - ГКУ), що визначає організаційну структуру підприємства, то можна побачити, що даний нормативний акт виділяє кілька видів підрозділів підприємств, а саме: відокремлені підрозділи, а також структурні й функціональні (не відокремлені) підрозділи.

Так, згідно з п. 1 ст. 64 ГКУ підприємство може складатися з виробничих структурних підрозділів (виробництв, цехів, відділів, округів, бригад, бюро, лабораторій і т.д.), а також функціональних структурних підрозділів апарата управління (керівництва, відділів, бюро, служб і т.д.).

Чинне законодавство не обмежує право підприємства самостійно визначати, які саме підрозділи (відокремлені чи виробничі структурні) будуть створені за межами місця знаходження цього підприємства. Інша річ, що залежно від обраної форми підрозділу визначатиметься його правовий, зокрема податковий, статус, а відтак i відповідні права та обов’язки самого підприємства, наприклад необхідність узгоджувати розташування філії (відокремленого підрозділу) з місцевими органами влади (частина четверта ст. 64 ГКУ).

За таких умов виникає питання про різницю між відокремленим підрозділом (філія, представництво) i структурним виробничим підрозділом (цех, відділення тощо). Слід узяти до уваги, що розташування підрозділу підприємства на території іншої територіальної громади або в іншому місті не є вирішальною ознакою для віднесення цього підрозділу до відокремленого. Філія, представництво як відокремлені підрозділи повинні мати низку юридичних ознак, що встановлені чинним законодавством.

Згідно з частиною другою ст. 132 ГКУ необхідними ознаками відокремлених структурних підрозділів (філій, представництв) є такі, коли вони:

• наділяються частиною майна господарських організацій, здійснюючи щодо цього майна право оперативного використання чи інше речове право, передбачене законом;

• можуть мати рахунок (рахунки) в установах банку.

Ці ознаки слід доповнити загальними ознаками суб’єкта господарювання, визначеними ст. 55 ГКУ, - суб’єктами господарювання визнаються учасники господарських відносин, які здійснюють господарську діяльність, реалізуючи господарську компетенцію (сукупність господарських прав та обов’язків), мають відокремлене майно i несуть відповідальність за своїми зобов’язаннями в межах цього майна.

Відповідно до частини третьої ст. 95 Цивільного кодексу України від 16.01.2003 р. №435-ІV (далі - ЦКУ) філії та представництва наділяються майном юридичної особи, що їх створила, i діють на підставі затвердженого цією особою положення. Згідно з частиною четвертою ст. 95 ЦКУ керівники філій та представництв призначаються юридичною особою i діють на підставі виданої нею довіреності.

Виробничі, функціональні структурні підрозділи не мають ознак відокремлених підрозділів (філій, представництв), а саме:

• не мають відокремленого майна i, відповідно, відокремленого балансу;

• керівник не має довіреності від головного підприємства i позбавлений права укладати (підписувати) будь-які угоди, в тому числі трудові (однак може видавати накази, обов’язкові для своїх підлеглих);

• не мають рахунків в банках i не здійснюють ніяких фінансових операцій;

• не несуть відокремленої відповідальності за свої дії.

У разі необхідності працівники виробничого (функціонального) структурного підрозділу, що не має ознак відокремленого підрозділу, можуть в індивідуальному порядку отримувати певні матеріальні цінності для виконання своїх трудових обов’язків у порядку, встановленому Кодексом законів про працю від 10.12.1971 р. (далі - КЗпП) (у межах трудового договору). Подібне не може розглядатися як наділення майном саме виробничого підрозділу i ніяк не змінюватиме його статус.

Таким чином, можемо підсумувати, що наш підрозділ має бути невідокремленим невиробничим функціональним підрозділом підприємства (можна і ланкою), який не має власного положення, не наділений майном, не має рахунків в банках, його керівник позбавлений права укладати (підписувати) будь-які угоди. Діє такий підрозділ на підставі наказу по підприємству про його створення.

2. Відрядження працівників підрозділів до інших населених пунктів України

У тих випадках, коли філії, дільниці та інші підрозділи підприємства знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи вважається той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором (контрактом). (загальні положення Наказу Міністерства фінансів України «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» від 13.03.1998р. № 59, далі - Інструкція №59) .

Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи й прибуття до місця постійної роботи. Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, то відмітки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті.

Відмітки в посвідченні про відрядження щодо прибуття та вибуття працівника завіряються тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього (п. 1.3 Інструкції № 59).

Таким чином, якщо підприємство:

- уклало з працівником трудовий договір в якому передбачило місцем його постійної роботи інше місце, ніж зареєстроване саме підприємство;

- затвердило положення про невідокремлений невиробничий функціональний підрозділ,

то воно має право відправляти працівника з місця розташування такого підрозділу, при цьому користуватись для завіряння посвідчень про відрядження печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності, відносити витрати на такі відрядження з урахуванням законодавчих вимог Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 28.12.1994 р. № 334/94-ВР (в редакції Закону України від 22.05.1997 р. № 283/97-ВР) до складу валових витрат.

3. Вищевикладене на умовному прикладі

Підприємство зареєстроване в м. Києві, і має наказ про невиробничий невідокремлений функціональний підрозділ в м. Львові. З одним з працівників укладено трудовий договір про місце його постійної роботи в м. Львові в цьому підрозділі. Наказом про відрядження його направлено в регіон (в м. Стрий) в службове відрядження на 1 день. Факсом йому відправляється наказ про відрядження та посвідчення про відрядження. Кошти не відрядження авансом не видаються (це основне обмеження цієї схеми, оскільки в іншому разі дещо ускладнюється її механізм, в наслідок необхідності своєчасного звітування за отримані кошти). Працівник проставляє на посвідченні про відрядження печатки підприємства м. Стрия, до якого він був відряджений, та складає авансовий звіт при поверненні до м. Львова, з додаванням усіх документів, що підтверджують понесені витрати на відрядження (в даному випадку проїзні квитки). Надсилає ці документи поштою, або раз в місяць прибуває до м. Києва для службових нарад (теж вважається відрядженням, але безпечніше не включати в валові витрати) і передає їх до бухгалтерії власноруч. На підставі затверджених бухгалтерією авансових звітів, посвідчень на відрядження з проставленими оригінальними печатками підприємства про вибуття з м. Львова та повернення до м. Львова, одержує добові, компенсацію транспортних витрат.

4. Висновки

Зазначена схема максимально наближена до фактичних операцій підприємства, однак залишається неоднозначно врегульованою на законодавчому рівні, з іншого боку, вона не протирічить чинному законодавству, але ми попереджаємо про можливі випадки, коли її законність треба буде відстоювати перед перевіряючими і для цього повинна бути єдина політика щодо таких операцій для всіх без виключення працівників компанії.