Эксклюзив

К списку

Введение электронных первичных документов: как быть с подписями на документах по учету основных средств

25 июня 2018 г.

Введение электронных первичных документов: как быть с подписями на документах по учету основных средств На языке оригинала.

З кожним роком електронний документообіг набуває свого поширення. Однак питань щодо його запровадження чимало. В нашій консультації ми відповімо на запитання щодо електронних підписів на первинних документах за операціями з основними засобами: чи можуть електронні підписи бути в межах компанії, без реєстрації в сертифікаційних центрах, та чи не порушує підприємство законодавство, із запровадженням електронного документообігу.

Перелік первинних документів з обліку основних засобів затверджений наказом Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку» №352 від 29.12.1995р.

Кожен з документів містить в собі реквізити щодо підписів осіб, що беруть участь в господарських операціях, пов’язаних з основними засобами.

Підписи осіб, відповідальних за здійснення господарських операцій, відповідно до ст.9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» №996-XIV від 16.07.1999р. (далі - Закон №996) є одним з обов’язкових реквізитів первинного документа.

Даною статтею також визначено, що первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

У свою чергу, відповідно до ст.3 та 4 Закону України «Про електронний цифровий підпис» №852-IV від 22.05.2003р. (далі - Закон №852) електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:

Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа.

Електронний цифровий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, яка здійснюється з використанням електронних документів.

Статтею 5 Закону №852 чітко визначений перелік осіб, що мають застосовувати посилений сертифікат ключа. Юридичні особи недержавної форми власності в цей перелік не включені. Вони можуть на договірних засадах засвідчувати чинність відкритого ключа сертифікатом ключа, сформованим центром сертифікації ключів, а також використовувати електронний цифровий підпис без сертифіката ключа.

Отже, Закон №852 для юридичних осіб недержавної форми власності не встановлює обмежень щодо застосування електронного цифрового підпису виключно із застосуванням сертифікату ключа, сформованим центром сертифікації ключів. А тому ми не вбачаємо підстав для виникнення ризиків щодо неможливості підписання документів з обліку основних засобів із застосуванням електронних підписів, сформованих без залучення центрів сертифікації ключів.

Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлені Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» №851-IV від 22.05.2003р. (далі - Закон №851).

Так, відповідно до ст.5 Закону №851 електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством (в даному випадку - Законом №996).

Згідно ст.7 Закону №851 оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону №852.

Статтею 8 Закону №851 визначено, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Отже, можливість застосування електронного документообігу передбачена законодавством. А тому застосування електронних документів з дотриманням вимог чинного законодавства не може створювати жодних перешкод щодо визнання таких документів як таких, що не відповідають встановленим, та не є дійсними.