Эксклюзив

К списку

Документы без печатей - признание без преград

5 октября 2017 г.

Документы без печатей - признание без преград На языке оригинала.

У консультаційному роз’ясненні розглянуто питання про визнання документів, що не містять печаток, а також необхідність завірення печаткою первинних документів, що містять факсимільний підпис.

Щодо визнання податковим органом недійсними документів без печаток

Починаючи з 20.07.2017р. використання печаток юридичними та фізичними - підприємцями особами не є обов’язковим. Цей обов’язок скасовано Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо використання печаток юридичними особами та фізичними особами - підприємцями» №1982-VIII від 23.03.2017р. (далі - Закон № 1982).

Відповідні зміни внесені одразу до 15 законодавчих актів. Згідно з розділом ІІ Прикінцевих положень Закону № 1982 протягом трьох місяців з дня набрання чинності цим Законом (тобто до 20.10.2017р.) Уряд, міністерства та інші центральні органи виконавчої влади мають привести свої нормативно-правові акти у відповідність із цим Законом.

Законом №1982 викладено у новій редакції статтю 581 Господарського кодексу України №436-IV від 16.01.2003р. (далі - ГКУ). Згідно з даною нормою суб’єкт господарювання має право використовувати у своїй діяльності печатки. Використання суб’єктом господарювання печатки не є обов’язковим.

Відбиток печатки не може бути обов’язковим реквізитом будь-якого документа, що подається суб’єктом господарювання до органу державної влади або органу місцевого самоврядування. Копія документа, що подається суб’єктом господарювання до органу державної влади або органу місцевого самоврядування, вважається засвідченою у встановленому порядку, якщо на такій копії проставлено підпис уповноваженої особи такого суб’єкта господарювання або особистий підпис фізичної особи - підприємця. Орган державної влади або орган місцевого самоврядування не вправі вимагати нотаріального засвідчення вірності копії документа у разі, якщо така вимога не встановлена законом.

Наявність або відсутність відбитка печатки суб’єкта господарювання на документі не створює юридичних наслідків.

Виготовлення, продаж та/або придбання печаток здійснюється без одержання будь-яких документів дозвільного характеру.

Отже, Закон №1982 унеможливлює визнання документа недійсним через те, що він не засвідчений печаткою.

Первинні документи також можна оформляти без печатки. Адже згідно із ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» №996-XIV від 16.07.1999р. печатка не є обов’язковим реквізитом первинних документів.

Не вимагає цього п. 2.5 глави 2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України №88 від 24.05.1995р. (далі - Положення №88), згідно з яким документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою.

Навіть на податкову звітність печатку ставлять за її наявності (п. 48.3 ст. 48 Податкового кодексу України від 02.12.2010р. №2755-VI).

З Кодексу України про адміністративні правопорушення №8073-X від 07.12.1984р. (далі - КпАП) вилучено статтю 1892, яка передбачала адміністративну відповідальність за порушення правил виготовлення та порядку обліку і зберігання печаток та штампів. Натомість КпАП доповнено статтею 16624, яка встановлює відповідальність посадових осіб органу державної влади або органу місцевого самоврядування такого змісту за незаконні вимоги до поданого суб’єктом господарювання документа.

Відповідно до ст. 16624 КпАП вимога посадової особи органу державної влади або органу місцевого самоврядування про наявність на документі, що подається суб’єктом господарювання, відбитка його печатки або нотаріального засвідчення вірності копії документа, якщо обов’язковість такого нотаріального засвідчення не встановлена законом, або відмова у прийнятті документа у зв’язку з відсутністю на ньому відбитка печатки суб’єкта господарювання або нотаріального засвідчення вірності копії документа, якщо обов’язковість такого нотаріального засвідчення не встановлена законом, - тягнуть за собою накладення штрафу від 50 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 850 до 1700 грн).

Згідно з приписами Положення про Державну фіскальну службу України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України №236 від 21.05.2014 р., Державна фіскальна служба України є центральним органом виконавчої влади, а отже, дія ст. 16624 КпАП поширюється на податкові органи. За вимогу наявності на документі, що подає суб’єкт господарювання, відбитка його печатки або відмову прийняти документ через відсутність на ньому відбитка печатки суб’єкта господарювання на посадових осіб податкових органів чекає штраф у розмірі від 850 до 1700 грн. Протоколи про такі адмінправопорушення складає Державна регуляторна служба України, а справи про них розглядають судді районних, районних у місті, міських чи міськрайонних судів.

Отже, незважаючи на відсутність практики податкових перевірок щодо визнання первинних документів у складі витрат платників податків у разі відсутності на них відбитка печатки, відсутність такого відбитка не може створювати жодних перешкод щодо визнання таких документів як таких, що не відповідають вимогам чинного законодавства, та не є дійсними.

2. Щодо використання на документах факсиміле без завірення печаткою

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

Відповідно до п. 2.1 глави 2 Положення №88 первинні документи - це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Пунктом 2.5 глави 2 Положення №88 дозволено при оформленні первинних документів використовувати факсимільне відтворення підпису, але у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

Частиною 3 статті 207 Цивільного кодексу України №435-IV від 16.01.2003р. встановлено, що використання факсимільного відтворення підпису при вчиненні правочину допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, в якій мають міститися зразки відповідного аналога власноручних підписів представників сторін.

Враховуючи зазначене, з метою дотримання норми ст. 9 Закону №996 щодо наявності у первинному документі підпису особи, відповідальної за здійснення господарської операції, у разі застосування факсимільного відтворення підпису, а також унеможливлення зловживання при використанні факсимільного підпису, достатньо укласти письмову угоду між контрагентами і передбачити в ній таке відтворення підпису на документах та зазначити зразки факсиміле.