Эксклюзив

К списку

Путевой лист: возможно ли без него?

13 сентября 2017 г.

Путевой лист: возможно ли без него? На языке оригинала.

У консультаційному роз’ясненні розглянуто необхідність складання подорожніх листів у разі, якщо службовий автомобіль використовується працівником для виконання ним трудових обов’язків.

Зазначимо, що обов’язкова до застосування форма подорожнього листа легкового автомобіля на сьогоднішній день відсутня. Наказ Державного комітету статистики України «Про затвердження типової форми первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування» №74 від 17.02.1998р., який втратив чинність у 2013 році, був єдиним нормативним документом, що встановлював норми та правила використання легкового автомобіля на підприємстві.

У свою чергу, відповідно до пп.2.7 п.2 Наказу Міністерства фінансів України «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» від 24.05.95 р. №88 (далі - Наказ №88), первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм. Тому підприємство має право розробити власну форму первинного документа, яка б була притаманною до застосування безпосередньо для нього, враховуючи при цьому вимогу п.2.7 Положення №88 щодо обов’язкових реквізитів первинного документу.

Враховуючи той факт, що використання палива, є однією із суттєвих статей витрат підприємства, дана стаття витрат може привернути увагу контролюючих органів під час проведення перевірок. Відсутність на підприємстві документа, що підтверджує використання палива, або складання його з певною може спричинити ризики в доведення факту використання палива в господарській діяльності підприємства, а саме не визначає, яким чином витрати на використання палива впливають на мету Товариства - отримання доходу. Адже відповідно до пп.14.1.36 п.14.1 ст.14 Податкового кодексу України №2755-VI від 02.12.2010р. (далі - ПКУ), господарська діяльність - це діяльність особи, що пов'язана з виробництвом (виготовленням) та/або реалізацією товарів, виконанням робіт, наданням послуг, спрямована на отримання доходу і проводиться такою особою самостійно. Й саме ціль поїздки доводить зв'язок з господарською діяльністю підприємства, а тому ціль і маршрут є тими єдиними доказами, що зможуть допомогти підтвердити право підприємства на витрати на паливо, що зменшують фінансовий результат до оподаткування та право на податковий кредит щодо ПДВ.

Окрім того, у разі неналежного документального оформлення використання палива, може призвести до визнання вартості використаного палива додатковим благом з відповідним оподаткуванням ПДФО. Адже, у цьому разі неможливо буде довести факт використання палива працівниками виключно при виконанні їх трудових функцій.

Тому, з метою зниження зазначених ризиків, радимо підприємству запровадити зручний для нього первинний документ, в якому буде фіксуватися маршрут руху по кожному автомобілю за кожен день роботи автомобіля. Наявність таких даних підтверджуватиме використання автомобіля в господарській діяльності підприємства.

Також можна порадити затвердити порядок використання палива по підприємству, в якому передбачити, зокрема, й порядок складання затверджених первинних документів щодо використання палива з обґрунтуванням періодичності їх складання за затвердженою підприємством формою, ведення журналу маршрутів руху автотранспорту, тощо.