Эксклюзив

К списку

Доверие в оригинале

22 августа 2017 г.

Доверие в оригинале На языке оригинала.

1. Чи передбачено чинним законодавством застосування довіреності на отримання ТМЦ? Якщо так, які вимоги щодо її оформлення?

2. Чи можна застосовувати сканованої копії довіреності при відпуску матеріальних цінностей? Якщо таку копію застосовувати не можна, які виникають ризики при відвантаженні матеріальних цінностей покупцю?

По першому питанню

Перш за все зазначимо, що відповідно до ч.3 ст.244 Цивільного кодексу України №435-IV від 16.01.2003р. (далі - ЦКУ), довіреністю є письмовий документ, який видається для представництва перед третіми особами. Довіреністю може підтверджуватися повноваження, засноване на договорі або на акті юридичної особи (ч.1-2 ст.244 ЦКУ). Уповноважити на підставі акту юридичні особи можна або працівника підприємства, або одного з його учасників, а на підставі договору - іншу особу, взаємовідносини якої з підприємством є договірними.

Питання представництва регулюються цивільним законодавством, зокрема ст.237-250 ЦКУ. Під представництвом розуміються правовідносини, за яких представник зобов'язаний або має право здійснити правочин від імені сторони, яку він представляє. Представництво виникає (ч.3 ст.237 ЦКУ):

У свою чергу, п.2.5 наказу Міністерства фінансів України «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» №88 від 24.05.1995р. (далі - Наказ №88) визначено, що повноваження на здійснення господарської операції особи, яка в інтересах юридичної особи або фізичної особи - підприємця одержує основні засоби, запаси, нематеріальні активи, грошові документи, цінні папери та інші товарно-матеріальні цінності згідно з договором, підтверджуються відповідно до законодавства. Такі повноваження можуть бути підтверджені, зокрема, письмовим договором, довіреністю, актом органу юридичної особи тощо.

Отже, чинне законодавство не містить вимоги про обов’язкове застосування довіреності, - обов’язок підтверджувати повноваження осіб на здійснення господарської операції і інтересах юридичної особи можна будь-яким способом, передбаченим законодавством.

Зазначимо, що якщо умовами договору не передбачено способу підтвердження повноважень фізичних осіб при отриманні ними ТМЦ від імені суб’єкта господарювання, можна застосувати спосіб оформлення довіреності.

При складанні довіреності, слід врахувати, наступне.

До 2015 року товарно-матеріальні цінності відпускалися їх отримувачам за довіреністю, виданою покупцем.

Форма та порядок видачі такої довіреності були визначені Інструкцією «Про затвердження Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей», затвердженій наказом Міністерства фінансів України №99 від 16.05.1996р. (далі - Інструкція №99). Проте згідно наказу Міністерства фінансів України №987 від 30.09.2014р. з 1 січня 2015 року Інструкція №99 втратила чинність.

Тому, у разі оформлення представництва шляхом застосування довіреностей, радимо розробити та затвердити внутрішнім розпорядчим документом форму і порядок складання та видачі довіреності по підприємству, із зазначенням наступних реквізитів:

Отже, чинним законодавством не передбачено обов’язку застосування суб’єктами господарювання довіреності як єдиного документу, що підтверджує повноваження фізичних осіб діяти від імені суб’єкта господарювання, при отриманні ТМЦ. У договорі сторонами може бути передбачено підтвердження таких повноважень у будь-який зі способів, що не суперечать чинному законодавству, у тому числі - шляхом видачі довіреності.

По другому питанню

Поняття «оригінал документу» відсутнє у нормативно-правових документах. Проте, у загальноприйнятому значенні, оригінал документа - це власне сам документ, створений першоджерелом, та такий, що сам слугує першоджерелом для похідних від нього документів.

При цьому, як уже зазначалося вище, за визначення, наведеним у ст.244 ЦКУ, за своєю суттю, довіреність є письмовим документом, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами.

Згідно із ст.246 ЦКУ «довіреність від імені юридичної особи видається її органом або іншою особою, уповноваженою на це її установчими документами». При цьому за загальним правилом, закріпленим у ч.1 ст.245 ЦКУ: «форма довіреності повинна відповідати формі, в якій відповідно до закону має вчинятися правочин». Оскільки відповідно до ст.208 ЦКУ правочини між юридичними особами, а також правочини між фізичною та юридичною особою, крім кількох виключень, мають вчинятися у письмовій формі, то й довіреність для оформлення таких господарських операцій має бути оформлена письмово.

Додатково зазначимо, що способами засвідчення копій документів є:

Частинами третьою - п'ятою статті 245 ЦКУ визначено посадових осіб, які можуть посвідчувати довіреності на отримання заробітної плати, стипендії тощо, при цьому довіреності, посвідчені посадовими особами, визначеними частиною третьою статті 245 ЦКУ, прирівнюються до нотаріально посвідчених. Аналогічний перелік осіб, що мають право посвідчувати довіреність, визначено також у ст.4 Закону України «Про нотаріат» №3425-XII від 02.09.1993р. Проте, нормами ЦКУ не передбачено можливості посвідчення довіреності, що підтверджує повноваження особи на отримання ТМЦ посадовими особами підприємства.

Крім того, довіреність від імені юридичної особи видається її органом або іншою особою, уповноваженою на це її установчими документами, та скріплюється печаткою цієї юридичної особи (ст.246 ЦКУ). При цьому вимоги щодо нотаріального посвідчення такої довіреності зазначена стаття не передбачає.

Таким чином, виходячи із системного аналізу наведених норм законодавства, можна зробити висновок, що довіреність на отримання ТМЦ повинна бути складена виключно у письмовій формі.

У разі відсутності оригіналу довіреності, ризики вбачаємо лише щодо трактування контролюючими органами під час перевірок операції поставки як такої, що не надає доказів реального виконання поставки, виходячи з листа ДФС «Про фіксування в актах перевірок результатів відпрацювання документально оформлених платниками податків нереальних господарських операцій» №16872/7/99-99-14-02-02-17 від 16.05.2016р.