Эксклюзив

К списку

Факсимильная подпись на первичных документах

29 марта 2017 г.

Факсимильная подпись на первичных документах На языке оригинала.

Пунктом 1 ст.9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999р. №996-XIV (далі - Закон №996) визначено, що первинні документи є підставою для відображення господарських операцій в бухгалтерському обліку.

Крім того, абзацом першим п.44.1 ст.44 Податкового кодексу України від 02.12.2010р. №2755-VI зі змінами та доповненнями (далі - ПКУ) передбачено, що для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Пунктом 2 ст.9 Закону №996, визначено, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати всі обов'язкові реквізити, зокрема, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Крім того, окремі вимоги щодо підпису первинних документів визначені нормами Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 №88 (далі - Наказ №88). Так, згідно з абзацом першим пп.2.1 п.2 Наказу №88, первинні документи - це документи, створені у письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Згідно пп.2.5 п.2 Наказу №88, документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

У свою чергу, відповідно до цивільного законодавства «використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання ... чи іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів». Це положення встановлено частиною третьою ст.207 Цивільного кодексу України від 16.01.2003р. №435-IV (далі - ЦКУ) та відтворено в листі Мін'юсту України від 22.11.2006 р №Г-21295-19. В Господарському кодексі України від 16.01.2003р.№436-IV дана можливість не обумовлена, але такий спосіб підпису документів не суперечить зазначеному Кодексу.

Зауважимо, що в процитованій нормі йдеться про використання факсиміле при здійсненні операцій. Причому, згідно з частиною першою ст.202 ЦКУ правочином є дія особи, спрямована на набуття, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків, а відповідно до частини другої тієї ж статті угоди можуть бути односторонніми і дво- або багатосторонніми (тоді вони називаються договорами).

Тому факсиміле може проставлятися на різних документах, супроводжуючих як договори, так і односторонні угоди (згідно частини п'ятої ст.202 ЦКУ до правовідносин, які виникли з односторонніх правочинів, застосовуються загальні положення про договори, якщо це не суперечить актам цивільного законодавства або односторонній угоді).

Враховуючи вищезазначене, вважаємо, що документи, які фігурують в процесі виконання цивільно-правового договору (у тому числі і первинні), можуть бути складені з використанням факсиміле, якщо з цього приводу існує домовленість сторін договору, зафіксована в письмовому вигляді, це прямо встановлено законодавством або йому не суперечить.

Також зазначимо, що в п.2.8 і 2.9 Наказу №88 встановлено додаткові вимоги до порядку складання первинних документів про касові і банківські операції, рух цінних паперів, ТМЦ та інших об'єктів майна, а також порядку використання первинних документів суворої звітності. А саме: визначено, що такі вимоги встановлюються іншими або окремими (тобто відмінними від Наказу №88) нормативними актами. Тобто це означає, що перш ніж проставляти підпис на конкретному первинному документі з використанням факсиміле, слід переконатися, що чинне законодавство не містить прямих заборон на такі дії з даним документом.

Тобто використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів в документообігу підприємства, не порушує законодавства України. Але сторонами договору необхідно досягнути письмової домовленості про можливість використання факсиміле на документах, що складаються в межах договору.

На користь того, що первинний документ може бути підписаний з використанням факсиміле, можна навести Лист Міністерства фінансів України від 27.02.2012 р. №31-08410-07-29/4796, постанову ВГСУ від 14.04.2011 р. у справі №07/2076, а також ухвалу Вищого адміністративного суду України від 08.07.2010 р. у справі №К-3959/07.

Додатково зазначимо, що діючим законодавством України не надається визначення такого поняття як «факсиміле» або «факсимільне відтворення підпису».

Факсиміле з латині «facsimile» - зроби подібне. Фактично - це печатка, кліше, що відтворює власноручний підпис, аналог останнього.

Основною відмінністю факсиміле від власноручного підпису є відсутність можливості стверджувати, що у відповідному документі виражена воля особи, чий підпис відтворено. Відповідно, використання аналога власноручного підпису можливе лише при наявності дієвого механізму встановлення достовірності документа, підписаного з використанням факсиміле. Таким, механізмом, є, наприклад, встановлення на підприємстві Порядку про застосування факсимільного відтворення підпису, а також детальної Інструкції або положення про його застосування (хто з працівників, в яких ситуаціях, на яких документах має право використовувати факсимільне відтворення підпису тощо).